Neue Regeln bei der Dialogpost

Die Deutsche Post hat zum Anfang des Jahres die Regeln für die Dialogpost deutlich verschärft. Der Versand von Zuwendungsbestätigungen ist nun nicht mehr geldsparend über die Dialogpost möglich. Eine Chance oder ein Problem für Non-Profit-Organisationen?

Von Kurt Manus

Die Post machte Großversendern von Massenmailings mit der DialogPost schon immer großzügige Angebote und war gerade beim Standardbrief unter 20 Gramm deshalb für die Konkurrenz unantastbar. Doch sie drückte, um möglichst viel Geschäft über die günstige Dialogpost zu versenden, auch immer wieder ein Auge zu und machte viele Ausnahmen. Das kam auch Spendenorganisationen beim Thema Zuwendungsbestätigung zugute. Denn streng genommen waren Spendenbescheinigungen wegen ihrer individuell aufgedruckten Beträge eigentlich keine Massenmailings, wurden aber mit der Dialogpost versandt. Doch nicht nur diese Ausnahmen störte die Konkurrenz der privaten Postdienstleister schon lange. Nach einem Gerichtsurteil muss die Post ein strengeres Regime einführen, und das bedeutet, dass nur noch Werbebriefe als Dialogpost befördert werden dürfen.

Folgende Sendungsinhalte wurden deshalb von einer Beförderung mit der günstigen Dialogpost komplett ausgeschlossen:

• Spenderbefragungen
• öffentliche Bekanntmachungen oder Mitteilungen
• Jahres- und Geschäftsberichte
• Einladungen zu Mitgliederversammlungen
• Zahlungsaufforderungen (z. B. Rechnungen, Mahnungen)
• Mitgliederausweise
• Mitarbeiterzeitungen
• Zuwendungsbestätigungen (ZWB)

Als Werbung, und damit immer noch als Dialogpost versendbar, sind folgende Inhalte:

• Imagewerbung
• Einladungen zu Veranstaltungen oder zu Gewinnspielen
• Kundenmagazine
• Spendenaufrufe
• Glückwünsche

Eine Umfrage des Fundraiser-Magazins ergab, dass große Organisationen damit rechnen, bis zu 250.000 Euro im Jahr mehr für Porto auszugeben. Doch damit nicht genug. Auch die Preise steigen. (Bild 2) Das Porto für einen Dialogpost 20-Gramm-Brief steigt von 28 auf 30 Cent pro Sendung. Die Mindestmenge wird von 4.000 auf 5.000 Briefe deutschlandweit angehoben. Auch der Mindermengenzuschlag kostet nun 15 statt zehn Cent. Mindermenge heißt, dass nicht ganz 5.000 Briefe eingereicht werden und durch jenen Zuschlag ausgeglichen wird. Das kann sich durchaus rechnen, aber mit dem höheren Preis wird die Spanne kleiner.

Automationskriterien beschränken Kreativität

Ebenfalls nicht gerade förderlich für Spendenbriefe sind die höheren Anforderungen an die Automationsfähigkeit der Briefe. Wölbungen, die durch Samentütchen, oder andere Give-Aways entstehen, sind für den Standardbrief nicht mehr zulässig. Vereinfacht erklärt: Briefe müssen möglichst plan liegen und dürfen, auf einen Stapel gelegt, nicht umfallen. Die Deutsche Post erhebt, wenn die Automationskriterien für „Dialogpost Standard“ und „Dialogpost Groß“ nicht eingehalten werden, einen Produktionszuschlag von 5 Cent pro Sendung. Neu eingeführt wurde das Dialogpost-Produkt „Postkarte“, das 28 Cent pro Sendung kostet.

Mit diesen Preiserhöhungen und Verschärfungen wird die Versandart Dialogpost für viele Vereine und Stiftungen nicht gleich gänzlich unattraktiv, aber es muss teilweise umgedacht werden. Auch digitale Lösungen spielen dabei eine Rolle. So ist es bereits seit 2017, gestattet Zuwendungsbestätigungen für Geldspenden auch als kopiergeschützte PDF per E-Mail zu versenden. Die Voraussetzungen dafür sind folgende:

• Dem Finanzamt muss schriftlich angezeigt werden, dass die Organisation dieses Verfahren nutzen will. Eine Genehmigung ist aber nicht nötig.
• Die Spendenbescheinigung muss unter Verwendung von vorgeschriebenen amtlichen Mustern ausgestellt sein.
• Die Spendenbescheinigung enthält die Angabe über die erfolgte Anzeige beim Finanzamt.
• Die rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Kopie der handschriftlichen Unterschrift (Faksimile) eingefügt (eingescannt reicht also auch).
• Nur die im Verein zur Ausstellung von Spendenbescheinigungen berechtigten Personen oder entsprechend Bevollmächtigte haben Zugriff auf die gedruckten Spendenbescheinigungen mit eingefügtem Faksimile oder eingescannter Unterschrift.
• Die ausgestellte Spendenbescheinigung stimmt in der Höhe der Summe mit der gebuchten Spendensumme überein (Abstimmung mit der Buchhaltung).
• Aufbau und Ablauf des bei der Spendenbescheinigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für das Finanzamt prüfbar. Dies setzt die Einhaltung der Archivierungsfrist und eine formgerechte Archivierung voraus.

Die Frist zur Archivierung beginnt mit Ablauf des Jahres der Zuwendung zu laufen. Für versandte Spendenbescheinigungen auf Papier beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre, und es sind Papierkopien aufzubewahren. Elektronisch per E-Mail übermittelte PDF-ZWBs müssen sieben Jahre gespeichert werden.

Die Empfehlung ist zunächst beim Finanzamt anzufragen und im nächsten Schritt die Nutzung des Verfahrens anzuzeigen. Es gilt selbstverständlich nur für vom Finanzamt anerkannte gemeinnützige Organisationen. Voraussetzung für diese Form des Versands sind aber E-Mails der Spenderinnen und Spender. Wohl dem, der sich darauf bereits vorbereitet und diese datenschutzkonform erhoben hat.